A saját személygépkocsival történő hivatali, üzleti utazás költségeinek megtérítésére szolgáló kiküldetési rendelvény fogalmát, tartalmát és annak kezelését a személyi jövedelemadóról szóló törvény (szja-törvény) 3. § 83. pont; 7. § (1) bekezdés r) pont, 3. számú melléklet II. 6. pont rendelkezései szabályozzák- írja az Adózóna szakértője.

A szja-törvény kötelező formanyomtatványt nem ír elő, csak arról rendelkezik, hogy a kiküldetési rendelvényben a következő adatokat kell feltüntetni:
♦ a magánszemély nevét, adóazonosító jelét,
♦ a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát,
♦ a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát,
♦ a futásteljesítményt,
♦ az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).

A kiküldetési rendelvényt két példányban kell kiállítani, eredeti példányát a kifizetőnek, másolatát a magánszemélynek a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával meg kell őriznie. Kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is.

Kiküldetési rendelvény alapján bármely, a hivatali, üzleti utazást elrendelő személy (általában a kifizető) fizethet költségtérítést, így az alkalmazható munkaviszony, megbízásos jogviszony, vagy bármilyen okból (például önkéntes munka során) felmerült hivatali, üzleti utazás esetében.

A kiküldetési rendelvény a belföldi és a külföldi kiküldetések esetében egyaránt alkalmazható, és azt nem szükséges esetenként kiállítani. Egymást követő hivatali, üzleti utazások esetén folyamatosan is vezethető, és a költségtérítés előre meghatározott elszámolási időszakonként (például hetente, havonta) történő elszámolással is kifizethető.
Az utazásra kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén az előzőek szerint kapott összeget a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni [szja-törvény 7. § (1) bekezdés r) pont].

A jövedelem kiszámításánál szintén nem kell figyelembe venni
♦        közösségi közlekedés igénybevételével történő utazás esetén a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó utazási jegy ellenértékét, ideértve a szokásosan a jegy árában felszámított étkezés ellenértékét is [szja-törvény 7. § (1) bekezdés q) pont];
♦        a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó szállás ellenértékét, ideértve a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértékét is [szja-törvény 7. § (1) bekezdés q) pont],
valamint általában a magánszemélynek adott olyan összeget (ideértve hivatali, üzleti utazás esetén az utazásra, a szállás díjára, külföldi kiküldetés esetén az utazásra, a szállás díjára szolgáló összeget is), amellyel szemben a magánszemély a juttató részére közvetlenül köteles bizonylattal elszámolni, vagy – ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg – ezt a juttató utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti [szja-törvény 7. § (1) bekezdés g) pont]. Ez utóbbi rendelkezés azonban olyan kiadások esetén, amelyeket a törvény nem ismer el a magánszemélynél költségnek nem alkalmazható.

Egyebekben a belföldi és külföldi kiküldetési költségek számviteli elszámolására vonatkozó helyi szabályozás keretében előírt nyomtatványok használatáról és egyéb tudnivalókról információt a helyi szabályozás előírója tud adni. További részletek az Adózóna cikkében.