Megosztás az egész céggel
A Google Docs alkalmazásban nemcsak e-mail címek alapján oszthatunk meg dokumentumokat. Céges fiók esetén azt is beállíthatjuk, hogy a cég összes alkalmazottja megtekinthessen egy dokumentumot, vagy akár mindenki szerkeszthesse is ezt. Ugyanez a Google Calendar naptárainál is működik.

Komplett céges levelezés Gmaillel
A Google Apps segítségével a teljes céges levelezést Gmail-re lehet költöztetni, így minden kolléga élvezheti a gyors keresést, az eredményes spamszűrést és az egyszerűen használható felületet. Nem kell se mail szerver, se külön rendszergazda.

Közös sablonok
Az is segítheti a céges folyamatokat, hogy központilag lehet megosztani dokumentumsablonokat, amelyeket utána bármelyik alkalmazott használhat. Így mindenkitől azonos formában és az elvártaknak megfelelően érkezhetnek be a dokumentumok.

Autentikáció, Singel Sign On
A központi adminisztrációs felületen keresztül egyetlen kattintással lehet új céges fiókot létrehozni a munkatársaknak. Ezzel az egy mozdulattal a kolléga már meg is kapta a saját e-mail címét, naptárát, docs hozzáférését stb. A Google Apps akár más céges alkalmazások autentikációját is el tudja látni, a SAML vagy OAuth szabvány szerint működő API-n keresztül. Így a munkatársak mindenhova ugyanazzal a felhasználói név/jelszó párossal léphetnek be.

Belső céges videó site
A Google Apps csomagnak nemcsak a videó beszélgetésre is alkalmas Google Talk a része, hanem egy külön a videó site is található benne. Ez egyfajta a belső YouTube-ként viselkedik, egyszerűen feltölthetünk videókat, és szabályozhatjuk, hogy ki férhet ezekhez.

Erőforrások kezelése
A Google Calendar képes kezelni a céges erőforrásokat (pl. projektor, tárgyaló, gép). Egy esemény létrehozásakor beállíthatjuk, hogy milyen erőforrásokra van szükség, és a Calendar jelzi, hogyha azok már foglaltak az adott időintervallumban.

Alkalmazások saját domainen, saját logóval
A Google Apps képes egy kisebb cég összes informatikai igényét kiszolgálni. Ahhoz, hogy kinézetre is igazi belső rendszer legyen, fel kell vennie a cég megjelenését is. Ezért a céges fiókoknál le lehet cserélni a Google logót a cég saját logójára. Az alkalmazásokat pedig a megfelelő DNS beállítások után a cég saját domain nevén keresztül is elérhetik a munkatársak. Pl. a „mail.cegneve.hu” címen egy Gmail fiók jelenik meg, amelyben a saját „[email protected]” e-mail fiókunk érhető el, a cég logója alatt.

Központi beállítások
A Google Apps lehetővé teszi, hogy a benne található alkalmazásokat központilag konfiguráljuk. Ez a lehetőség főleg a hozzáférés-szabályozásra vonatkozik, de központilag lehet létrehozni az erőforrásokat, elvégezni az alkalmazások egységes megjelenésével és a saját domain nevünk használatával kapcsolatos beállításokat is. Így pontosan kézben tartható, hogy kik és milyen típusú állományokat juttathatnak ki a cégen kívülre.

Külső alkalmazások
A Google Apps-hez számtalan API érhető el. Ezek segítségével külső cégek is fejleszthetnek új eszközöket, amelyeket a Google Apps Store-ban lehet megvásárolni. Így jött létre egy magyar fejlesztés, a SimplyPad is, amely a Google Apps mellett más fejlesztők termékeit és a saját fejlesztéseiket is tartalmazza. A SimplyPad.com egy olyan dashboarddal egészítette ki a Google Apps szolgáltatást, ahol a felhasználók egy lapon látják a friss leveleiket, naptárjukat, teendőiket és a dokumentumaikat is.